Sobald meine Kundinnen, zumeist Soloselbständige, in meine Sichtbarkeits-Programme oder 1:1 Begleitung kommen, in meinem Freebie-Workshop sitzen oder ihr Freebie fertig haben, fragen sie mich: “Céline, welches Newsletter-Tool soll ich denn nehmen? Wie wähle ich das passende Tool aus?” Und: „Welches ist das beste kostenlose Newsletter-Tool?“

(Apropos Freebie-Workshop: Der nächste findet am 24. März 2026 statt. Hier kannst Du Dich kostenlos anmelden.)

Das bringt uns zur Frage: 

Fragst Du Dich auch: Welches ist das beste Newslettertool für kleine Unternehmen wie mich?

Dann beantworte ich Dir diese Frage jetzt so, wie ich sie auch meinen Kundinnen beantworte.

Ganz bewusst gebe ich hier keinen Vergleich über alle Newsletter-Tools am Markt; denn zum einen kenne ich die meisten nicht (und würde sie Dir deshalb auch nicht empfehlen) und zum anderen wäre das massiv überfordernd für Dich. Wer will sich schon 20 Tools anschauen? Die Zeit haben wir alle nicht. 

Also machen wir das kurz und knackig. Alle Tools, die ich Dir hier empfehle, habe ich selbst genutzt.

Denn: Aus meiner Sicht gibt es nicht das eine beste Newsletter-Tool für alle. Es gibt nur das Tool, das zu dem passt, wo Du gerade stehst und was Du vorhast.

Noch ein Hinweis: Dein Mailingtool ist keine Entscheidung ist für die Ewigkeit. Du kannst jederzeit wechseln (auch wenn es mit etwas Aufwand verbunden ist, der ist aber echt nicht schlimm) und Du wirst ziemlich sicher irgendwann wechseln.

Also bevor Du ewig grübelst: Entscheide Dich und setz es um. Nur so lernen wir. 

Ich zeige Dir jetzt diese drei Tools:

• Brevo
• ActiveCampaign
• Funnelmate

Dann triffst Du eine Entscheidung, welches Tool aktuell am besten zu Dir passt.

Vorab meine Meinung zu kostenlosen Tools:

Die Tools, die kostenlose Varianten anbieten, wie Brevo oder Mailchimp, haben meiner Erfahrung nach entweder funktionelle Einschränkungen oder Du landest sehr bald bei einer Abonnentenzahl, die das kostenlose Limit überschreitet. Zu Brevo erzähle ich Dir unten mehr darüber.

Wenn Du langfristig online gut Umsatz machen willst, und das regelmäßig und planbar, empfehle ich Dir direkt ein Bezahltool zu wählen.

Mein Tipp: Nimm Dein Business ernst. Investiere in ein Tool, das Dir hilft, Deine Umsatz-Ziele wirklich zu erreichen. Das macht Dir Deine Arbeit langfristig leichter.

Frag Dich zuerst: Was will ich mit meinem Newsletter erreichen?

Welches Tool Du jetzt wählst, hängt maßgeblich davon ab:

• Wie einfach Du es haben möchtest
• Was Du mit Deinem Newsletter jetzt erreichen willst
• Wie viele Abonnenten Du vermutlich haben wirst
• Wie oft Du Newsletter schreiben willst
• Welches Budget Du bereit bist, zu investieren

Möglichst einfach, gratis, viele Abonnenten und viel Umsatz damit machen? Wird schwierig. 😉

Stehst Du ganz am Anfang? Willst Du vor allem regelmäßig Mails schreiben, sichtbar werden und Verbindung zu Deiner Community aufbauen?

Oder willst Du mittelfristig launchen, stärker automatisieren, gezielter segmentieren und Dein Online-Business auf Wachstum ausrichten?

Je nachdem empfehle ich Dir etwas anderes.

Meine Tool-Empfehlungen auf einen Blick

Grob gesagt würde ich es so einteilen:

• Brevo passt gut zu Dir, wenn Du noch recht am Anfang stehst, vor allem 1:1 arbeitest und erstmal regelmäßig Newsletter schreiben willst. 
• ActiveCampaign passt besser, wenn Du weißt, dass Du launchen willst, stärker automatisieren möchtest und Dein Business größer denkst.
• Funnelmate ist spannend für Dich, wenn Du nicht nur ein Newsletter-Tool suchst, sondern möglichst viel an einem Ort haben möchtest anstatt 100 Tools für 120 Funktionen zu managen.

Und jetzt schauen wir uns das genauer an.

1. Brevo: Wenn Du es erstmal einfach halten willst

Brevo empfehle ich vor allem Solo-Selbstständigen, die noch ganz am Anfang ihres Online-Business stehen oder die gar kein klassisches großes Online-Business mit Launches und komplexen Funnels aufbauen wollen. Auch sehr geeignet, wenn Du ein offline Business hast und dafür Newsletter planst.

Also zum Beispiel dann, wenn Du:

• hauptsächlich 1:1 arbeitest
• regelmäßig Newsletter schreiben möchtest um in Verbindung zu bleiben
• nicht planst, groß zu launchen
• gar nicht online arbeitest und nur online kommunizieren willst (Gesundheitsdienstleister, Coaches, etc., die 1:1 in Praxen arbeiten)

Dann ist Brevo aus meiner Sicht eine sehr gute Lösung.

Die Vorteile von Brevo:

• gratis Version für den Anfang, die nicht zeitlich begrenzt ist. (Derzeit, März 26, für bis zu 300 Mails pro Tag (d. h. es geht bis maximal 300 Abonnenten, wenn Du nur 1 Mail an einem Tag an sie verschickst, inklusive aller Automationen)) 
• intuitive Nutzung – sobald man die Logik dahinter einmal verstanden hat
• europäisches Tool mit Datenhosting in der EU und besten Voraussetzungen für eine DSGVO-konforme Nutzung.
• rascher Chat-Support, je nach Preisvariante manchmal auf Englisch, aber auch Deutsch. 

Die Nachteile von Brevo:

• Abrechnung nach Anzahl der versandten Mails pro Monat. Das kann in Launchphasen unpraktisch werden, weil viele Mails in kurzer Zeit schneller an Plan-Grenzen führen als bei Tools, die stärker kontaktbasiert abrechnen. (Ist mir passiert, und hebt den Stresslevel im Launch gewaltig.)
• Listen statt Tags: Für einfache Setups reicht das oft gut, bei komplexerer Segmentierung empfinden manche Nutzerinnen die Struktur mit Listen, Segmenten und Attributen als schwierig umzusetzen.
• keine “One-Click”-Anmeldung für Menschen, die schon einmal das Double-Opt-in in Deiner Liste bestätigt haben: Das ist nervig für Kunden und kann Anmeldungen für Launches kosten. (Fragst Du Dich gerade, was Double-Opt-In-Prozess bedeutet? Das liest Du in den FAQs am Ende dieses Artikels.)

Fazit: Für den Anfang voll ok. Wenn Du größer denkst und planst, kannst Du auch direkt ein Tool wählen, das dafür besser geeignet ist.

Hier kommst Du zu Brevo.

2. ActiveCampaign: Wenn Du ans Launchen denkst

Sobald Du weißt, dass Du nicht einfach nur ab und zu mal einen Newsletter verschicken willst, sondern ein echtes Online-Business aufbauen möchtest, verändert sich die Anforderung an Dein Tool. 

Dann brauchst Du mehr Möglichkeiten, Kontakte sauber zu strukturieren, unterschiedliche Interessen abzubilden und Automationen so aufzusetzen, dass jeder Abonnent genau die richtigen Mails bekommt.

Ich empfehle in dieser Phase ActiveCampaign. Active Campaign ist das Tool, das die meisten “Großen” Online-Anbieter nutzen und der Platzhirsch. Es kann aber auch wirklich alles, was man im Online-Business von einem Mailingtool braucht. Ich hab es selbst 3 Jahre benutzt (davor 1,5 Jahre Brevo) und war sehr zufrieden.

ActiveCampaign sind aus meiner Sicht sinnvoll für Dich, wenn Du:

• launchen willst
• automatisiert verkaufen willst
• komplexere Funnels aufbauen willst
• mit einer wachsenden Liste rechnest
• Zielgruppen segmentieren und getrennt aber parallel behandeln möchtest
• Obwohl amerikanisch, hat es europäische Serverstandorte.

Vorteile von Active Campaign:

• Arbeitet Tag-basiert, d. h. Du hast einen Kunden nur in einer Liste (oder maximal 2) und er bekommt so viele “Mascherl” wie er im Laufe seiner Zeit bei Dir durch seine Aktivitäten erhält. Meldet sich zu Freebie an? Freebie-Tag. Meldet sich zum Workshop an? Workshop-Tag. Will keine Mails zum Launch, aber in Deiner Liste bleiben? Auch ein Tag. Das ist sehr praktisch. 
• Auf einen Klick sichtbar, welche Reise ein Kontakt bei Dir hinter sich hat. Darauf basierend kannst Du segmentieren und auch auswerten.
• Läuft relativ stabil und nachvollziehbar (zwischenzeitliche Schwankungen gibt’s immer).
• Zu einem noch vernünftigen Preis gut skalierbar bis 2.500 Kontakte. Dann wird’s deutlich teurer.

Nachteile von Active Campaign:

• Es gibt keine Gratisversion, nur eine 14-tägige Testphase.
• Es gibt keinen deutschsprachigen Support. Auch der englischsprachige Support ist nicht der schnellste und eher umständlich.
• Auf den ersten Blick kann es überfordernd wirken. Wenn Du aber z. B. Brevo schon kennst, ist der Umstieg einfach.
• Langfristig geht’s ziemlich ins Geld (aber soweit darfst Du erstmal kommen…)

Wenn Du also schon weißt, dass Du größer planst, würde ich persönlich nicht erst mit einem sehr einfachen Tool anfangen, wenn Du innerlich ohnehin schon bei Launches, Funnels und wachsender Liste bist.

Hier kommst Du zu ActiveCampaign.

3. Funnelmate: Wenn Du ein All-in-One-System willst

Funnelmate empfehle ich dann, wenn Du ein All-one-Tool möchtest, das nicht nur Newsletter abdeckt, sondern viele Tools, die Du ohnehin für Dein Business brauchst.

Denn Funnelmate bietet vieles unter einem Dach:

• Newsletter
• Kontakt-Management für alle Kontakte über alle Kanäle (Newsletter, Whatsapp, Insta…)
• Landing-Pages und Funnel-Aufbau
• ein Kalendertool für Einladungen
• eine Kursplattform mit Community (wie Skool oder Circle)
• ein Publikationstool für deine Social Media Accounts
• Ein Tool um automatisiert Verträge auszuschicken
• uvm.

Dazu buchbar ist dann auch noch: Whatsapp Newsletter, Zahlungsanbieter mit Checkout, Webinartool… 

Für Dich kann das vor allem dann sinnvoll sein, wenn Du:

• möglichst viele Funktionen in einem System abdecken möchtest anstatt Dich auf verschiedene Systeme einzustellen
• nicht fünf Tools miteinander verbinden willst (nie wieder Zapier u.ä!)
• Landingpages, Danke-Seiten und E-Mails an einem Ort bauen willst
• mittelfristig vielleicht auch Kurse, Community oder Webinare in einem System abbilden möchtest
• Ads schalten willst, denn die Meta Conversion API lässt sich leicht einrichten und arbeitet zuverlässig

Vorteile von Funnelmate:

• Alles unter einem Dach
• Funnels sind leicht aufbaubar und kopierbar für die Zukunft. Sehr gut für wiederkehrende Launches.
• Deutschsprachiger Support über eine Community-Plattform und wöchentliche Live Calls (sehr wertvoll weil engagiert)
• Viele gratis Kurse, die die Bedienung erleichtern und Dein Online-Business weiterbringen (z. b. zum Thema Storytelling-Newsletter).
• Die Kosten liegen weit unter dem, was Du für die Tools einzeln zahlst.
• Tool-Experten, die Du stundenweise buchen kannst (z. B für den Umzug oder Basiseinrichtungen).
• amerikanisches Tool, das aber in Deutschland als Franchise vom Online-Business-Profi Patrick Mentler betrieben wird, der das Tool aktiv an unsere DACH-Anforderungen anpasst.

Ich bin im Jänner 2026 zu Funnelmate gewechselt. 

Warum? Wegen Kosten, alles unter einem Dach (keine Hin-Her-Integrationen von Formularen in Landing-Page-Tools mehr etc.) und vor allem wegen des Supports. Es ist sehr entspannend, laufend fragen zu können und meist am selben Tag Antworten zu bekommen. Auch wenn das Tool etwas komplexer ist und die Logik wieder etwas anders funktioniert als bei ActiveCampaign, was ich jetzt 3 Jahre gewohnt war. 

Nachteile von Funnelmate

• keine gratis-Version, aber eine 14-tägige Testphase
• einen Ticken komplexer als ActiveCampaign und braucht Einarbeitungszeit. Dafür hat man das Tool dann wirklich lange.
• DOI-Logik muss selbst aufgebaut werden, die ist nicht voreingebaut, wie bei Brevo oder Active Campaign. (Die lässt Du Dir am besten einmal bauen und erklären).
• Du bist dann ein Stück weit von der einen Plattform für alles abhängig. Wegwechseln ist umfangreicher.

Hier kommst Du direkt zu Funnelmate*
* Das ist ein Affiliate-Link. Weil ich von dem Tool wirklich überzeugt bin, wenn Du langfristig denkst.

Fazit: Welches Newsletter-Tool passt jetzt zu Dir?

Wenn Du gerade erst losgehst, vor allem mit 1:1 arbeitest und in erster Linie regelmäßig schreiben willst, dann würde ich Dir Brevo empfehlen.

Wenn Du weißt, dass Du launchen willst, Dein Business online skalierbarer aufbauen möchtest und absehen kannst, dass Deine Liste wachsen wird, dann empfehle ich Dir eher ActiveCampaign.

Und wenn Du den Wunsch hast, möglichst viel an einem Ort zu bündeln und nicht nur ein Tool für Newsletter, sondern ein System für Deinen gesamten Funnel suchst, dann ist Funnelmate wahrscheinlich die spannendste Option für Dich.

Schau Dir die Mailing-Tools an – und entscheide Dich dann auch!

Ich finde es absolut sinnvoll, Newsletter-Tools zu vergleichen.

Du sollst nicht blind irgendetwas buchen. Natürlich darfst Du schauen, was zu Dir passt. Du darfst Dich durchklicken. Du darfst prüfen, was sich für Dich intuitiv anfühlt und welches Tool Deiner Art zu arbeiten am ehesten entspricht.

Aber: Verlier Dich nicht in der Testphase.

Was ich immer wieder sehe, ist, dass Frauen drei Tools parallel testen, sich damit überfordern und am Ende immer noch kein Freebie live haben, keine Anmeldeseite steht und kein Newsletter rausgeht.

Dann hat der Vergleich nicht geholfen. Dann hast Du nur produktiv prokrastiniert.

Deshalb mein Rat: Schau sie Dir an. Vergleiche bewusst. Und dann leg Dir eins zu.

Du triffst hier ohnehin keine Entscheidung fürs Leben.

Wenn Dein Business wächst und Du irgendwann merkst, dass Dein Tool zu klein geworden ist oder nicht mehr zu Deiner Arbeitsweise passt, kannst Du immer noch umziehen. Das ist nicht ungewöhnlich. Und auch nicht schlimm.

Wichtiger ist, dass Du jetzt ein Tool auswählst, mit dem Du losgehst.

Denn ein Tool, das vielleicht nicht für alle Ewigkeit perfekt ist, aber Dich heute ins Umsetzen bringt, ist tausendmal wertvoller als ein vermeintlich perfektes System, bei dem Du seit Wochen nur überlegst.

Hol Dir Unterstützung bei der Einrictung Deines Newsletter-Tools

Und noch etwas ganz Wichtiges: Du musst das technische Setup nicht allein lösen. Wenn Dich das abschreckt, hol Dir wen, die es für Dich macht UND Dir dann erklärt, wie Du selbst weiter arbeiten kannst. 

Wenn Du Dich für Brevo oder ActiveCampaign entscheidest und Dir Unterstützung bei der Einrichtung wünschst, dann empfehle ich Dir von Herzen Sonja Dürrich von www.office-assistenz.com, ihr LinkedIn-Profil. Sie kann Dich bei der technischen Umsetzung begleiten, damit Du nicht an Formularen, Tags, Automationen oder Landingpages hängenbleibst.

Wenn Du Dich für Funnelmate entscheidest, bekommst Du den Support von den Experten in der Community.

Fazit: Entscheide Dich auf Basis Deines Status quo und Deinem nächsten Ziel

Überlege Dir zuerst, was Du langfristig brauchst, wo Du stehst und was Du an Zeit und Geld investieren willst. 

Ich persönlich empfehle keine Gratis-Versionen, weil sie meist eingeschränkt sind (und auch weniger Commitment einfordern, das Tool dann auch zu nutzen! 😉) Ich rate Dir, Dich für eines in der Bezahlversion zu entscheiden (14 Tage testen und einfühlen) und dann loszugehen.

Fakt ist: Ohne Newsletter-Liste ist es schwer, ein Business aufzubauen. 

Nur über Social Media brennst Du rasch aus. Also brauchst Du eine Liste und ein Freebie (0-EUR-Produkt), dass Dir genau die richtigen Menschen in Deine Liste holt. Lies hier: Wie erstellst Du Freebies, die die richtigen Newsletter-Abonnenten gewinnen?

Wie das geht? Machen wir gemeinsam: Im kostenlosen Freebie-Workshop am 24. März um 14.00 Uhr. Hier findest Du alle Infos und meldest Dich an. 

Wofür entscheidest Du Dich? Schreib’s mir gern

Deine Mentorin für unaufgeregte Sichtbarkeit und Kundengewinnung